Cinco errores de tecnología que veo repetirse en las pymes

Llevo veinticinco años entrando en empresas de todos los tamaños, desde multinacionales hasta negocios de diez personas. Y hay algo que sorprende: los errores caros casi nunca son técnicos. Nadie pierde dinero por elegir mal un lenguaje de programación. Se pierde por decidir sin criterio.

Estos son los cinco que más veces he visto, en ese orden.

1. Comprar herramientas antes de entender el problema

Una empresa nota que va lenta, alguien propone un CRM, se contrata el CRM y seis meses después nadie lo usa. El problema no era la falta de CRM. Era que el proceso comercial no estaba definido, y meter software encima de un proceso que nadie tiene claro solo añade una pantalla más que rellenar.

El software amplifica lo que ya haces. Si lo que haces está desordenado, lo que consigues es desorden más caro y con licencia mensual.

Cómo se evita: antes de comprar nada, escribe en una hoja qué pasa hoy, paso a paso, y dónde exactamente se pierde el tiempo. Si no puedes escribirlo, todavía no sabes qué comprar.

2. Elegir proveedor por precio en lugar de por encaje

Es el error que más dinero cuesta y el más comprensible, porque el precio es lo único que un no técnico puede comparar con seguridad.

El problema es que en desarrollo de software la diferencia entre una propuesta barata y una cara casi nunca está en el margen del proveedor. Está en lo que cada uno ha entendido que hay que hacer. Elegir por precio, sin igualar antes el alcance, es elegir a quien menos ha entendido tu proyecto.

Cómo se evita: iguala primero lo que entra en cada propuesta y compara los precios después. Casi siempre el barato deja de serlo.

3. Depender de una sola persona

Muchas pymes tienen a "el informático". Un proveedor de confianza, a veces excelente, que lleva años ocupándose de todo. Conoce los servidores, tiene las contraseñas, ha montado los sistemas a su manera.

Y ahí está el riesgo. No es un riesgo de honestidad, es un riesgo de continuidad. Si esa persona enferma, se jubila, sube el precio o simplemente decide dejarlo, la empresa se queda sin acceso a su propia infraestructura.

He visto negocios parados durante semanas por esto.

Cómo se evita: ten en tu poder, hoy, los accesos de administrador a todo lo crítico: dominio, correo, servidores, copias de seguridad. No hace falta que sepas usarlos, hace falta que los tengas.

4. No probar las copias de seguridad

Casi todas las empresas te dirán que hacen copias de seguridad. Muy pocas han comprobado alguna vez que esas copias se pueden restaurar.

Una copia que nunca se ha restaurado no es una copia de seguridad, es una suposición. He visto backups que llevaban dos años fallando en silencio, y nadie se enteró hasta el día que hubo que usarlos.

Cómo se evita: una vez al año, pide que restauren la copia delante de ti y comprueben que los datos están completos. Es media mañana de trabajo y te ahorra un desastre.

5. Aplazar decisiones por miedo a equivocarse

Este es el más silencioso, porque no genera facturas. Genera coste de oportunidad, que no aparece en ninguna parte de la contabilidad.

La empresa sabe que su sistema se ha quedado viejo, que hay procesos que se siguen haciendo a mano, que hay algo que habría que cambiar. Pero como nadie tiene criterio técnico suficiente para decidir con seguridad, no se decide. Y no decidir también es una decisión: es elegir seguir pagando el coste actual indefinidamente.

Cómo se evita: separa las decisiones grandes de las reversibles. La mayoría de decisiones de tecnología se pueden probar en pequeño antes de comprometerse. Empieza por una, con poco dinero, y aprende de ella.

El patrón detrás de los cinco

Si te fijas, ninguno de estos errores requiere conocimiento técnico para evitarse. Requieren criterio, y el criterio se puede pedir prestado.

Esa es exactamente la razón por la que existe la figura del asesor tecnológico. No para que aprendas de tecnología, sino para que tengas a alguien de tu lado cuando toque decidir.