Cómo saber si el presupuesto de software que te han pasado es justo

Es la escena que más se repite en mi trabajo. Un empresario pide presupuesto para una aplicación, un ERP o una web, recibe tres propuestas y se encuentra con cifras que no se parecen en nada. Doce mil euros, treinta y cinco mil, ochenta mil. Para lo que él describe como "lo mismo".

La reacción natural es pensar que el caro te está engañando. A veces es cierto. Pero en la mayoría de los casos que he visto, lo que pasa es que las tres empresas te han presupuestado cosas distintas, y ninguna te lo ha dicho con claridad.

Esto es lo que miro yo antes de opinar sobre una cifra.

Si no hay alcance escrito, no hay presupuesto

Un presupuesto que dice "desarrollo de plataforma web a medida" y pone un número no es un presupuesto. Es una intención.

Lo primero que busco es si el documento enumera qué se va a construir. Pantallas, funciones, perfiles de usuario, integraciones con otros sistemas. Si eso no está, la cifra no significa nada, porque en el momento en que pidas algo que el proveedor no había imaginado, aparecerá el temido "eso no estaba incluido".

Cuando dos presupuestos se diferencian mucho, casi siempre es aquí. El barato ha entendido un proyecto pequeño y el caro ha entendido uno grande. Ninguno de los dos te lo ha explicado.

Qué pedir: una lista de lo que entra y, sobre todo, una lista de lo que no entra.

Qué pasa el día después de la entrega

El software no se termina, se entrega. A partir de ahí necesita servidores, actualizaciones de seguridad, correcciones y alguien a quien llamar cuando falla un viernes por la tarde.

Muchos presupuestos baratos lo son porque terminan exactamente el día de la entrega. Los caros a veces incluyen un año de mantenimiento. Comparar esas dos cifras como si midieran lo mismo es un error que se paga a los seis meses.

Qué pedir: el coste mensual de mantener esto vivo durante los próximos tres años, aparte del precio de construirlo.

De quién es el código

Este punto no aparece casi nunca en la conversación y es el que más caro sale.

Si el contrato no dice explícitamente que el código y los datos son tuyos, es posible que estés alquilando algo que creías comprar. He visto empresas descubrir, años después, que cambiar de proveedor significaba empezar de cero porque no tenían derecho ni acceso a lo que habían pagado.

Qué pedir: por escrito, que el código fuente, los datos y los accesos a los servidores son propiedad de tu empresa.

Sobre qué está construido

No necesitas entender de tecnología para hacer esta pregunta, solo necesitas hacerla: ¿con qué herramientas vais a construirlo y por qué esas?

Lo que busco en la respuesta no es un nombre concreto. Busco que sea algo con comunidad amplia, con gente disponible en el mercado laboral y con futuro razonable. Si el proveedor propone una tecnología propia suya, o algo que casi nadie usa, te está atando: el día que quieras cambiar de proveedor no encontrarás a nadie que sepa continuar el trabajo.

Qué pedir: el nombre de las tecnologías y una razón de por qué esas y no otras.

Quién lo va a hacer de verdad

En la reunión comercial suele aparecer el socio con veinte años de experiencia. En el proyecto puede acabar trabajando un becario.

No hay nada malo en que trabaje gente junior, es como se forma cualquier equipo. Lo que no es aceptable es pagar precio de sénior y recibir trabajo de junior sin supervisión.

Qué pedir: quién compone el equipo, qué perfil tiene cada uno y quién revisa el trabajo.

El plazo dice más que el precio

Un plazo demasiado optimista es una señal de alarma más fiable que un precio alto. Cuando alguien te promete en seis semanas algo que razonablemente lleva cuatro meses, una de dos: no ha entendido el proyecto o piensa entregarte algo a medias y facturarte el resto como ampliaciones.

Qué pedir: un calendario con entregas parciales, no una única fecha final. Así compruebas el avance en lugar de esperar y confiar.

Lo que de verdad estás comparando

Cuando pones los tres presupuestos uno al lado del otro con estos seis puntos, casi siempre pasa lo mismo: dejan de parecer tres precios para lo mismo y empiezan a parecer tres proyectos distintos. Y entonces la pregunta ya no es cuál es más barato, sino cuál resuelve lo que tu empresa necesita.

Esa es la decisión que importa. El precio viene después.